Bokföring i pågående projekt

För att redovisningen ska bli rättvisande är det viktigt att alla kostnader som hör till projektet löpande belastar projektet.

Också de intäkter som hör till projektet ska bokföras där. I externa projekt måste ofta faktura eller rekvisition ställas ut för att de externa medlen ska komma in. Om projektet är ett bidrags- eller uppdragsprojekt avgör om medlen ska rekvireras eller faktureras:

• Bidragsmedel ska rekvireras, eller erhålls exempelvis månatligen från bidragsgivaren enligt gällande tidplan i beslutet.
• Uppdragsmedel ska faktureras uppdragsgivaren enligt överenskommelsen i avtalet och för icke-statliga uppdragsmedel ska moms påföras.

Kvartalsvis, innan bokslut, ska samfinansiering och ofinansierad OH bokas på de projekt som har det.

Inför bokslut ska samtliga projekt gås igenom av avdelningsekonom och projektledare samt värderas ekonomiskt. Avstämning ska göras mot projektdokumentationen.

I samband med bokslut ska också information gällande pågående externfinansierade projekt sammanställas och lämnas till Avdelningen för ekonomi och planering. Det görs på blanketten Redovisning av externfinansierade projekt som finns under Projektredovisning/Dokument och mallar för projekt.  Den används bl.a. som underlag vid projektperiodiseringarna.

Dokument och mallar för projekt

Projekt där verksamheten är avslutad och alla intäkter och kostnader har fallit ut mot projektet ska avslutas i bokföringen enligt reglerna för avslut av projekt.

Bokslut, externfinansierade projekt

Vid bokslut periodiseras externfinansierade projekts andel av extern finansiering som skuld eller fordran.

För de projekt som ska periodiseras ska endast verklig fordran/skuld bokföras.

Bokslut, anslagsfinansierade projekt

Projekt som finansieras med statliga anslagsmedel periodiseras inte som skuld eller fordran i samband med bokslut. Det gäller anslagsfinansierad forskning, Interna projekt och den del av externa bidragsprojekt som finansieras med samfinansiering från Mittuniversitetet.

En grundläggande utgångspunkt är att statliga anslagsmedel som tilldelas universitetet är att de är avsedda för aktuellt år och ska förbrukas under det år för vilket de anslagits. Upparbetas inte anslaget innevarande år uppstår ett överskott som redovisas i myndighetskapitalet. Kommande år när kostnader upparbetas mot överskottet redovisas ett underskott.