Klassificering av projekt
Projekt delas upp i interna och externa, beroende på varifrån den huvudsakliga finansieringen kommer. Externa projekt delas dessutom upp på bidrag- och uppdragsprojekt, beroende på ett antal faktorer kring de villkor som gäller för projektet mot den externa finansiären. Slutligen delas projekten upp i utbildnings- och forskningsprojekt beroende på vilken verksamhetsgren de hör till.
Dokument och mallar för projekt
Finansiering via statliga anslag
Anslag är pengar som tilldelas myndigheterna via statens budget. De anslag som Mittuniversitetet får är avsedda för forskning respektive utbildning.
Anslag kan användas i projekt på flera olika sätt, men forskningsanslaget får inte användas till annan verksamhet än universitetets egen forskning och utbildningsanslaget får inte användas till annan verksamhet än universitetets egen utbildning. Detta gäller även vid eventuell samfinansiering i bidragsprojekt.
Vid enstaka tillfälle kan externa intäkter upp till max 10 000 kr bokföras på anslagsfinansierad verksamhet - exempel på detta kan vara försäljning av forskningsrapporter. Inom vissa utbildningar förekommer utbildningsaktiviteter som medför utlägg för studenter. Dessa aktiviteter kan i vissa fall innebära att totala belopp över 10 000 kr bokförs på anslagsfinansierad utbildning. Exempel på detta är exkursioner i samband med utbildningar.
Anslagsfinansierad forskning och utbildning
Anslagsfinansierad forskning fördelas via fakulteter/nämnder vidare till institutioners ämnen alternativt forskarmiljöer för att där disponeras för de syften som nämnden förskriver. Fakultetsbeslut enligt fastställd modell ligger till grund för projektupplägg.
Anslagsfinansierad utbildning bokförs i kontofält 4 baserat på olika ämnen och vilka öppnas i ekonomisystemet baserat på institutionens behov.
I bokföringen återfinns anslagsfinansierad forskning och utbildning i kontofält tre på verksamhetskoden:
- 211- för Forskningsanslag
- 110- för Grundutbildning
Interna projekt
Från utbildnings- och forskningsanslagen görs avsättningar på övergripande nivå till rektors disposition för intern fördelning riktade strategiska satsningar inom verksamheten. Dessa beslutade projektaktiviteter kallas för interna projekt.
I bokföringen återfinns Interna projekt i kontofält tre vanligen på verksamhetskoderna:
- 214- för finansiering via forskningsanslag
- 111- för finansiering via utbildningsanslag
Interna projekt kan också vara projekt som har lagts upp när medel från externa projekt som avslutats med överskott nyttjas. I bokföringen återfinns dessa projekt i kontofält tre på samma verksamhetskod som det projekt som genererat överskottet.
Samfinansiering
I externfinansierade bidragsprojekt kan universitetet samfinansiera andel av projektbudget enligt avtal med externa finansiärer. Interna beslut fastställs som visar med vilka medel universitetet avser att samfinansiera. Se vidare i skrivningen "Handläggningsordning projektansökan".
Samfinansiering är bara möjlig i bidragsprojekt och forskningsanslag får inte användas till annan verksamhet än universitetets forskning och utbildningsanslaget får inte användas till annan verksamhet än universitetets utbildning.
I bokföringen återfinns bidragsprojekt i kontofält tre på verksamhetskoderna:
- 221- för finansiering via forskningsanslag
- 140- för finansiering via utbildningsanslag
Externt ofinansierad OH
I bidragsfinansierade projekt kan i vissa fall avtal finnas som inte motsvarar full extern finansiering av gemensamma kostnader sk. indirekta kostnader. I dessa projekt kan, enligt gällande regler, ytterligare finansiering med speciellt avsatta statliga anslag per fakultet tillkomma. Även här gäller att forskningsanslaget inte får användas till annan verksamhet än forskning och utbildningsanslaget inte får användas till annan verksamhet än utbildning.
Liksom vid samfinansiering är detta bara möjligt i bidragsprojekt.
I bokföringen återfinns externa projekt med externt ofinansierad OH i kontofält tre på verksamhetskoderna:
- 221- för finansiering via forskningsanslag
- 140- för finansiering via utbildningsanslag
Finansiering via Externa bidrag eller avgifter/uppdrag
Ett projekt kan finansieras med externa bidrag eller avgifter (vid uppdrag), s.k. externfinansierade projekt.
Graden av motprestation, finansiärens eventuella särställning och inflytande i projektplaneringen är faktorer som avgör om finansieringen ska klassificeras som bidrag eller uppdrag. I ett bidragsfinansierat projekt tillfaller inte resultatet bidragsgivaren med äganderätt – vilket det gör i ett uppdragsfinansierat projekt.
Klassificeringen av ett nytt projekt måste göras redan i samband med projektansökan/projektkalkyleringen. Den är viktig eftersom bidrag regleras av andra regelverk än uppdrag.
Bidragsprojekt
Forskningsprojekt är ofta bidragsfinansierade vilket innebär att en finansiär lämnar ett bidrag till ett forskningsarbete inom något specifikt område. Även utbildningsprojekt kan vara bidragsprojekt.
De regler som styr hur bidrag och donationer ska hanteras återfinns i flera olika regelverk varav donationsförordningen är den viktigaste.
Precis som för andra projekt gäller full kostnadstäckning för bidragsprojekt. Det är dock möjligt för universitetet att samfinansiera och/eller gå in med medel för att täcka Externt Ofinansierad OH i bidragsprojekt.
I samband med bidragsfinansiering av projekt ska universitetet alltid ha ett beslut från eller teckna avtal/kontrakt med bidragsgivaren.
Bidragsmedel ska rekvireras eller erhålls exempelvis månatligen från bidragsgivaren enligt gällande tidplan i beslutet.
I bokföringen återfinns Bidragsprojekt i kontofält tre på verksamhetskoderna:
- 140- som avser utbildningsbidrag
- 221- som avser forskningsbidrag
Uppdragsprojekt
Uppdragsprojekt finansieras av avgifter. Avgifter är ersättningar för uppdrag som universitetet bedriver för uppdragsgivare som ställer särskilda krav på motprestation och därför har en särskild förmånsställning.
Uppdragsverksamhet regleras av avgiftsförordningen vilket bl.a. innebär att priset ska fastställas så att finansieringen från uppdragsgivaren ger full kostnadstäckning för projektet. Det är alltså inte möjligt för universitetet att samfinansiera eller gå in med medel för att täcka Externt Ofinansierad OH i uppdragsprojekt.
I samband med uppdragsprojekt ska universitetet alltid upprätta avtal/kontrakt med uppdragsgivaren.
Uppdragsmedel ska faktureras uppdragsgivaren enligt överenskommelsen i avtalet och för icke-statliga uppdragsmedel ska moms påföras.
Uppdragsprojekt återfinns i bokföringen i kontofält tre på verksamhetskoderna:
- 125- som avser beställd utbildning som genomförs åt annat lärosäte enligt avtal/överenskommelse med det svenska lärosätet eller med ett annat utländskt lärosäte inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Hos köpande lärosäte klassificeras detta som grundutbildning och studenter har därmed antagits, registrerats i Ladok samt finansieras med statliga anslag eller statsbidrag.
- 130- som avser uppdragsutbildning dvs. utbildning som anordnas mot avgift från annan än enskild och som uppdragsgivaren utser deltagarna till.
- 140- som avser övriga utbildningsuppdrag
- 110- som för avgiftsprojekt endast avser intäkter för studieavgiftsskyldiga studenter. För övrigt används verksamhet 110 endast för ordinarie, anslagsfinansierad utbildning. För mer information om studieavgifter för studieavgiftsskyldiga, utomeuropeiska studenter, enligt förordningen SHS 2010:543, Se Avdelningen för ekonomi och planerings sida om studieavgifter.
- 231- som avser uppdragsforskning
I de fall utbildning ges som lärosätet ger inom ramen för yrkeshögskola, kvalificerad yrkesutbildning eller utbildning inom företagshälsovård som ett lärosäte genomför på uppdrag av Delegationen för kunskapsområdet företagshälsovård, ska även detta särskiljas på separat verksamhet.